Tilbake

ERP - systemer i skyen

Aktuelt | 19.11.19

IT og datasikkerhet
Gjennomføring av ERP-anskaffelser og valg av ERP–løsninger har forandret seg drastisk med ERP–løsninger levert som Software as a Service (SaaS). Skybaserte ERP–løsninger stiller langt større krav til kundens egen modenhet, kompetanse og forståelse enn tidligere.

Det heter seg at alle vil ha et ERP–system (Enterprise Resource Planning), men det er ingen som vil bruke det. Det vil si: ingen vil bruke det slik det er satt opp. ERP-systemet må først tilpasses slik at man kan jobbe på samme måte som tidligere, og først da er organisasjonen villig til å ta det i bruk. De fleste liker ikke endringer.

ERP–systemer i dag er blitt betydelig bedre og mer modne enn de var for noen få år siden, og det er som regel ikke noe galt med systemene i seg selv; prosessene virker ende til ende. Det er derfor ikke lenger her fokuset for anskaffelsen bør ligge. Fokuset må nå rettes mot løsningens egnethet til å dekke kundens behov. I dette ligger også at løsningen må tilfredsstille regulatoriske krav som gjelder i den bransjen kunden opererer.  

I dag tilbyr markedet multi-tenant SaaS ERP–løsninger (én spesifikk softwareversjon med tilhørende infrastruktur levert til mange kunder). Det er dette kundene nå må over på og skal ha. Dette gir imidlertid kunden mindre handlingsrom, og stiller større krav til standardisering.  

Forandringen og utfordringen er at det nå er kunden som er nødt til å tilpasse seg ERP–systemet og ikke omvendt. Dette stiller nye krav til kunden for å lykkes når ERP–løsningen skal velges. Kunden må sette seg grundig inn i hvilket system som passer best for den bransjen kunden opererer i. Videre er det avgjørende at kunden har tenkt nøye gjennom hva som er kundens nåværende og fremtidige forretningsmuligheter og behov. Kunden må vite hvor den skal, og hva strategien og ambisjonsnivået skal være. Fokus må være på forretningsutvikling og ikke "klassisk" ERP-utvikling. I enda større grad enn tidligere er ERP–systemer nå forretningssystemer. ERP er ikke lenger IT–avdelingens domene.  

For kunden blir det derfor avgjørende å bruke god tid på å foreta valg av teknologi. Kunden bør være åpen når det kommer til valg av løsning helt til man har god nok innsikt i hvilke løsninger som er aktuelle og hvilken løsning som vil passe best til kundens behov. I denne prosessen er det viktig at kunden ikke binder seg opp for tidlig med implementeringspartnere eller teknologileverandører. Kunden bør være åpen om at de ikke vet hva de skal ha, og at de trenger hjelp fra markedet for å forstå hva som er det riktige valget for dem. Denne åpenheten er også viktig for å unngå konflikter og misforståelser med leverandørene i markedet.

Teknologileverandørene av multi-tenant SaaS ERP–løsninger vil som regel ha bindingstid på minimum tre år, uten mulighet til å skalere ned på volumet. Dette, i tillegg til all egeninnsats, gjør det kostbart å velge feil teknologi.

Når det kommer til valg av implementeringspartner blir det viktig å ta inn mekanismer i avtalen som gir kunden den tid og fleksibilitet kunden trenger for å forstå løsningen, og til å endre måten å jobbe på. Kunden må bruke tid på å sette seg inn i metodikken som skal benyttes for å implementere løsningen, for å sikre at kunden har mulighet til å henge med på det tempoet leverandøren legger opp til. Det er fort gjort å undervurdere tiden det tar fra informasjon er mottatt, til forståelsen av konsekvens har etablert seg.

Denne artikkelen ble først publisert i Finansavisen mandag 18.11.2019.