Arbeidsgivers plikter ved deltidsansettelse følger nå av arbeidsmiljøloven § 14-1 b): «før arbeidsgiver fatter beslutning om ansettelse i deltidsstilling, skal arbeidsgiver skriftlig dokumentere behovet for deltidsansettelse. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig for tillitsvalgte, og spørsmålet om deltidsansettelse skal drøftes med de tillitsvalgte».
Arbeidsgiver må dokumentere behovet for deltidsansettelse
Formålet med dokumentasjonsplikten er å bevisstgjøre arbeidsgiver i forhold til omfanget av og behovet for deltidsansettelser.
Behovsdokumenteringen skal omfatte både behov på virksomhetens og arbeidstakers side. Behov på virksomhetens side kan være at virksomheten ikke har behov for mer arbeidskraft enn det som trengs til å fylle en deltidsstilling, eller at det av ulike grunner ikke være mulig å fylle behovet for arbeidskraft gjennom en heltidsansettelse. Sistnevnte kan være på bakgrunn av sykefravær, eller økt behov for bemanning på konkrete dager, i helger, eller til konkrete tidspunkt. Dette gjelder også særlig for virksomheter hvor det arbeides til ulike tider på døgnet.
Behov for deltidsansettelse på arbeidstakers side kan på sin side være at en deltidsstilling er nødvendig fordi arbeidstakeren av helsemessige årsaker ikke vil være i stand til å arbeide heltid. Eller at arbeidstakeren ønsker å arbeide deltid fordi vedkommende studerer eller har ansvar for barn/familie.
Et praktisk tips for arbeidsgiver når man vurderer behovet for deltidsansettelse er først å gjennomgå arbeidsplan eller oppgavefordelingen, for deretter å vurdere om det er grunnlag for å slå sammen to deltidsstillinger. Dokumentasjonsplikten gjelder uavhengig av om det utlyses stilling eksternt eller internt.
Behovsvurderingen skal nedfelles skriftlig, og være tilgjengelig for virksomhetens tillitsvalgte. For å minimere det administrative arbeidet for arbeidsgiver kan behovsdokumentasjonen gjenbrukes. Behovsdokumentasjonen må imidlertid tilpasses dersom nye forhold gjør seg gjeldende.
Arbeidsgiver må drøfte spørsmålet om deltidsansettelse med tillitsvalgte
Drøftingene skal ta utgangspunkt i arbeidsgivers dokumentasjon av behov for deltidsansettelse. Hensikten med drøftingene er at arbeidsgiver får fremlagt sine vurderinger og at virksomhetens tillitsvalgte får komme med innspill, prosessen får dermed større legitimitet.
Fokuset i drøftingene skal være på virksomhetens behov og om det eventuelt er muligheter for å ansette heltid fremfor deltid. Drøftingene skal ikke innebære en vurdering av gyldigheten ved eventuell deltidsansettelse.
Organiseringen av drøftingene er videre opp til den enkelte virksomhet, da behovet og omfanget vil variere fra virksomhet til virksomhet.
Av arbeidsmiljøloven fastsettes det at det skal gjennomføres drøftelser “før hver enkelt deltidsansettelse”. Dette vil imidlertid ofte være både unødvendig og upraktisk. En virksomhet som hyppig benytter deltidsansettelser vil kunne “samle opp” drøftingene, og fortsatt følge lovens krav. En “oppsamling” av drøftingene forutsetter imidlertid at drøftinger fortsatt gjennomføres jevnlig og at hensynet om å unngå unødvendige deltidsansettelser ivaretas.
Håndheving
Det er Arbeidstilsynet som har fått myndighet til å kontrollere at arbeidsgiverne overholder dokumentasjons- og drøftingsplikten som nå oppstilles av arbeidsmiljøloven. Arbeidstilsynet vil kunne kreve den skriftlige behovsdokumentasjonen fremlagt, men kan ikke overprøve behovsdokumentasjonen eller stille krav til drøftingenes gjennomførelse.