Innledning
En arbeidstaker har en rett til å varsle om kritikkverdige forhold hos arbeidsgiver som kan dreie seg om både alvorlige eller mindre alvorlige forhold, rettet mot enkeltpersoner, mer generelt eller systemer og andre omstendigheter. Stortinget har i lovs form bestemt at det både er ønskelig og tillatt med varsler om kritikkverdige forhold i norske virksomheter og reglene for varsling fremgår av arbeidsmiljøloven kapittel 2A, som må ses i lys av ytringsfriheten som følger av Grunnloven § 100 og Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 10 (“EMK”).
Viktige elementer i reglene er at det skal legges til rette for varsling på arbeidsplassen og en arbeidsgiver har en plikt til å sørge for at et varsel om kritikkverdige forhold blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid. Den som har varslet kritikkverdige forhold, vil være vernet mot gjengjeldelse som følge av at vedkommende har varslet.
Varsling åpner dermed for at en arbeidsgiver kan få viktig informasjon og innsikt i forhold som ellers ikke hadde kommet frem. Utgangspunktet for varsling er dermed positivt, men varslingssaker som håndteres på en uheldig måte kan også bidra til økt belastning på et allerede krevende arbeidsmiljø, som kan medføre en forverring av situasjonen.
Utgangspunkter for varsel om kritikkverdige forhold
De lovfestede utgangspunktene for varsling fremgår av arbeidsmiljøloven kapittel 2A som blant annet sier noe om hvordan et varsel om kritikkverdige forhold skal fremsettes, som blant annet er begrunnet i hensynet til lojalitetsplikt i arbeidsforhold i tillegg til å hindre unødvendig skade på virksomheten, arbeidsmiljøet og arbeidsplassene.
En person som varsler om kritikkverdige forhold, har anledning til å varsle anonymt. Slike anonyme varsler kan være krevende for arbeidsgiver å håndtere, særlig dersom det knytter seg til varslers egne opplevelser rundt for eksempel trakassering eller seksuell trakassering. Varsler bør derfor informeres om at et anonymt varsel normalt vil være vanskeligere for arbeidsgiver
En arbeidsgiver har et ansvar for å iverksette tilstrekkelige undersøkelser av et varsel om kritikkverdige forhold. Det er viktig å understreke at ikke alle varslingssaker skal eller bør håndteres likt. Enhver sak er unik, der ulike hensyn vil gjøre seg gjeldende. Det innebærer at arbeidsgiver i den enkelte sak må vurdere hva som vil utgjøre en tilstrekkelig undersøkelse av det varselet som er kommet. Dermed kan enkelte varslingssaker håndteres svært enkelt og raskt, mens andre krever mer omfattende granskninger, kanskje med hjelp av eksterne granskere. Vår anbefaling er å søke og løse alle saker på lavest mulig nivå, da dette vil begrense belastningen en varslingssak påfører arbeidsmiljøet i størst mulig grad.
Arbeidsmiljøloven kapittel 2A slår fast at arbeidsgivere med fem ansatte eller flere skal ha rutiner for varsling. Disse rutinene skal som et minimum inneholde informasjon om hvordan ansatte kan varsle og hvordan arbeidsgiver vil følge opp varsler. Gitt at arbeidsgiver har en plikt for å sørge for tilstrekkelig undersøkelse av varsler om kritikkverdige forhold bør det reflekteres i rutinene at arbeidsgiver i ethvert tilfelle må foreta en konkret vurdering rundt håndtering av den enkelte sak. Undersøkelsene av et varsel bør legges opp så skånsomt som forholdene tillater og arbeidsgiver har en plikt til å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø i forbindelse med undersøkelsene. Videre er det viktig å legge til rette for at ansatte eller andre involverte parter ikke fremsetter unødvendige beskyldninger og i enkelte tilfeller vil det være hensiktsmessig å involvere verneombud eller tillitsvalgte for eksempel som veiledere sammen med eller som alternativ til arbeidsgiver.
Alle ansatte har plikt til å svare på de spørsmål som blir stilt i forbindelse med undersøkelsen av et varsel og forklare seg sannferdig, dette begrunnes av arbeidstakernes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver. Vi holder her utenfor strafferettslig etterforskning. Ansatte som ønsker det bør gis anledning til å ta med tillitsvalgt, annen tillitsperson eller rådgiver i samtaler i anledning saken. Kontradiksjon er avgjørende ved undersøkelse av varsel om kritikkverdige forhold, som innebærer at involverte parter skal gis mulighet til å uttale seg om anførsler om seg selv.
Enhver undersøkelse bør vanligvis avsluttes i form av en skriftlig redegjørelse eller rapport som det er opp til arbeidsgiver å avgjøre om og i hvilken grad skal deles med involverte parter. Informasjonen som deles må under enhver omstendighet vurderes opp mot personvernreglene.
Typisk fremgangsmåte ved håndtering av varslingssaker
a) Mottak av varsel og samtaler med involverte parter
Etter at et varsel mottas må arbeidsgiver umiddelbart vurdere innholdet i varselet og hva som vil utgjøre en tilstrekkelig håndtering. Ofte vil dette være HR-ansvarlig eller en annen person i linjen som foretar disse vurderingene, men styret i selskapet kan også håndtere varselet. Det sentrale er at varselet håndteres av noen som er habile til å håndtere varselet.
Vurderinger som foretas ved mottak av varselet bør dokumenteres, det inkluderer blant annet dokumentering av hvorvidt det foreligger et varsel om kritikkverdige forhold i lovens forstand. Dersom det ikke foreligger et varsel om kritikkverdige forhold må arbeidsgiver vurdere hvordan innholdet i varselet bør håndteres, men arbeidsgiver vil da ikke være forpliktet til å følge arbeidsmiljølovens spor for håndtering av et varsler om kritikkverdige forhold.
I de fleste saker vil det være nødvendig å gjennomføre samtaler med varsler helt innledningsvis for å få mer klarhet i innholdet i varselet, avklare eventuelle uklarheter og få ytterligere informasjon fra varsler, men også informere varsler om videre håndtering og gi varsler mulighet til å komme med innspill til fremgangsmåte.
Deretter vil det være nødvendig å gjennomføre samtaler med de(n) omvarslede og andre involverte parter. Arbeidsgiver bør alltid vurdere hvem det er nødvendig å involvere i saken for å belyse forholdene i varslet, likevel slik at arbeidsgiver alltid skal sørge for fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Ansatte har som ansatt hos arbeidsgiver en plikt til å forklare seg i forbindelse med slike varslingssaker etter arbeidsmiljøloven § 2-3.
Det bør alltid utarbeides et referat fra samtalene i anledning saken der de involverte alltid gis mulighet til å gjennomgå, kommentere og gi innspill før ferdigstillelse av undersøkelsene.
b) Innhenting av dokumentasjon
Ofte vil det også være nødvendig at arbeidsgiver innhenter skriftlig dokumentasjon, for eksempel i form av e-postkorrespondanse, chat-meldinger, GPS-logg, og annen mer objektiv dokumentasjon fra arbeidsgivers systemer. Før slik informasjon innhentes bør arbeidsgiver vurdere om det foreligger lovlig grunnlag for dette, og eventuelt hvilke prosedyrer som må følges, eksempelvis forskriftlig om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale.
Hvilken informasjon som bør innhentes og omfanget av denne bør alltid vurderes konkret opp mot den enkelte sak.
c) Avslutning av varslingssak
Etter at arbeidsgiver har innhentet nødvendig informasjon og dokumentasjon i saken må arbeidsgiver foreta en vurdering av varselet. Denne vurderingen bør vanligvis nedtegnes i form av en skriftlig redegjørelse eller rapport. Arbeidsgivers avslutning av saken vil normalt behandles konfidensielt.
Utfallet av undersøkelsene kan være at det er avdekket kritikkverdige forhold som arbeidsgiver må ta tak i, eller som kan lede til en individuell personalsak. Like fullt kan undersøkelsene avdekke at det ikke var hold i innholdet i varselet, eller at det ikke foreligger kritikkverdige forhold. Arbeidsgiver har ingen plikt til å beskrive hvilke tiltak som eventuelt vil gjennomføres, men det er viktig at arbeidsgiver har et bevisst forhold til at selv om varslingssaken er avsluttet og konklusjonen fattet, må forholdet det er varslet om rettes opp i for å unngå ytterligere skadevirkninger for bedriften.
Fallgruver ved varsling
Ut fra mange års erfaring med varsling, kan vi peke på noen typiske fallgruver ved varsling. Vi begynner med varsler først, som er den som initierer en varslingsprosess. Mange varsler om egne arbeidsforhold, fordi de er misfornøyde med egen lønn, karriereutvikling, kolleger eller ledere. Da blir varslene ofte personlige i tillegg til personangrep mot kolleger eller ledere, noe som i neste omgang lett medfører at det danner seg fronter og motsetninger som er skadelige for arbeidsmiljøet.
En annen fallgruve er at varsler inngir varsel for høyt opp i virksomheten, for eksempel til styret, når varselet bedre kunne vært levert på lavere nivå. Dette kan lett øke belastningen ved selve varselet, noe som også kan sies om eksterne varsler, særlig til mediene. Varsling til mediene bør dermed unngås unntatt i helt spesielle tilfeller.
På arbeidsgiversiden er en fallgruve å ikke ta et varsel alvorlig nok, ikke undersøke nok, og kanskje ikke gi verken varsler eller omvarslet tilstrekkelig med kontradiksjon. En sluttrapport i saken bør heller ikke ha for belastende formuleringer, om ikke det er helt nødvendig, fordi en sluttrapport i seg selv kan skape arbeidsmiljøutfordringer.
Arbeidsgiver bør ha et bevisst forhold til at en undersøkelse i en varslingssak i seg selv ofte ikke løser den situasjonen det er varslet om, og at undersøkelsene i seg selv kan oppleves belastende for involverte ansatte. Arbeidsgiver bør av den grunn være forberedt på at når en varslingssak konkluderes og avsluttes, kreves fremdeles ofte et økt fokus på de problemstillingene som er reist. Eksempelvis den ansatte som har varslet om et dårlig arbeidsmiljø, hvor arbeidsgiver konkluderer med at det ikke foreligger brudd på arbeidsmiljøloven eller bedriftens etiske retningslinjer. Selv om arbeidsgiver, og en eller flere omvarslede ansatte, opplever konklusjonen som en lettelse, gjenstår like fullt en situasjon med det som for andre oppleves som et problematisk arbeidsmiljø.
Til slutt bør arbeidsgiver være oppmerksom på risikoen for at det utvikles en uheldig varslingskultur, hvor ansatte i stedet for å ta opp med kolleger eller ledere det som oppleves som vanskelig og løse opp i situasjonen i samarbeid, varsler anonymt. For å unngå en slik kultur, bør arbeidsgiver sikre et godt ytringsklima for de ansatte, og bevisstgjøre og trygge de ansatte på hvor man kan henvende seg i vanskelige situasjoner. Videre bør arbeidsgiver gjøre grundige vurderinger mht. hvilke varsler som krever omfattende undersøkelser, og hvilke varsler hvor det er mulig å løse opp i saker på et lavere og raskere nivå.
Oppsummering
Varslinger er et viktig instrument for å avdekke og avslutte kritikkverdige forhold i en virksomhet. Loven gir varsler et vidt skjønn og omfattende varslingsrettigheter, samtidig som også arbeidsgiver har et vidt skjønn med hensyn til hvordan et varsel skal undersøkes og behandles.
Arbeidsgiver må ta alle varsler alvorlig, men samtidig ikke underlegge varselet en mer inngripende saksbehandling enn nødvendig. Hva som er et varsel skal tolkes vidt, og arbeidsgiver bør uansett være generøs med gjengjeldelsesbeskyttelse, så lenge ikke varselet er fremsatt i ren skade- eller sjikanehensikt og varsler dermed ikke har vært i aktsom god tro.
En varslingssak avsluttes som hovedregel skriftlig i form av en skriftlig beslutning, notat eller rapport. Den kan også avsluttes muntlig, men da arbeidsgiver beholde intern logg, av bevismessige grunner. Avslutningen opplyses til de berørte, men behandles ellers som hovedregel konfidensielt. Det er likevel vår vurdering at mange varslingssaker ikke nødvendigvis hører hjemme inn under varslingsreglene og vi mener dette særlig knytter seg til varsler om arbeidsmiljø. Mange slike varsler medfører omfattende undersøkelsesprosesser som kan forsterke belastningen på arbeidsmiljøet. Noen ganger er et bedre alternativ å bruke bedriftens vernesystem, det vil si verneombud, arbeidsmiljøutvalg og bedriftshelsetjeneste.