Disse spørsmålene er behandlet i NOU 2019: 9, ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver. Utredningen ble overlevert til kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande 2. april 2019. I artikkelen her redegjør advokat/partner Christian Reusch, som ledet utredningsarbeidet, kort for utredningen.
Et forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver ble i dag overlevert til kultur- og likestillingsministeren. Utredningens tittel er NOU 20019: 9 Fra kalveskinn til datasjø.
Utredningens tittel viser spennet i arkivsektoren. Kalveskinnspergament var i middelalderen det gjeveste en tekst kunne bli skrevet på. Vi har fortsatt bevart erkebiskop Aslak Bolts jordebok fra senmiddelalderen og fragmenter fra Frostatingsloven. I den siste finner vi opphavet til sitatet “Med lov skal land byggjas, ikkje med ulov øydast”, i Tingfarerbolken. Sitatet passer bra ved en anledning som dette, når utkast til en ny lov legges frem.
I motsatt ende av skalaen har vi ny teknologi som gir nye muligheter, for eksempel datasjøer. Dette er informasjonssystemer der en tar vare på store mengder data i sin opprinnelige form på tvers av flere datakilder. De metoder som er utviklet for å ta vare på og gjøre kalveskinnspergamentet tilgjengelig, passer ikke for det som blir produsert av informasjon i dag, som nesten utelukkende skjer digitalt. Hvordan sørger for vi for at digitalt skapt argumentasjon blir tatt vare på? Hvordan kan vi forsikre oss om at den er ekte? Og hvordan sørger vi for at den fortsatt er tilgjengelig når systemet den ble produsert i for lengst er gått ut på data? Andre nye spørsmål knytter seg til mer automatisert saksbehandling i det offentlige. Hvordan kan vi sørge for at den er gjennomsiktig (transparens) og unngå “black boxes”?
Gjeldende arkivlov ble vedtatt i 1992. Det har rent mye vann i havet, eller i datasjøen om en vil, siden den gang. Det er derfor viktig nå å få plass en moderne lovgivning som tar konsekvensene av tiden vi er inne i.
Utfordringene på området kan nemlig ikke løses av den eksisterende arkivsektoren alene. Det vi kan kalle “innebygd arkiv” er nødvendig og avgjørende for å lykkes. Det betyr at for eksempel alle offentlige etater må ha et gjennomtenkt forhold til hvordan en skal kunne ta vare på den dokumentasjonen som produseres, som har verdi for ettertiden. Og dette må man tenke gjennom i forkant, når systemene tas i bruk. Etterpå kan det være for sent.
Det er også mange andre viktige samfunnsendringer siden gjeldende lov ble utarbeidet. Jeg vil trekke frem fire:
1. Vi har fått radikalt øket oppmerksomhet om personvern. Personvernforordningen, som trådte i kraft i fjor, har skapt betydelig usikkerhet om hva som kan tas vare på og hva som må slettes.
2. Oppgaver som tidligere utelukkende ble løst av stat og kommune er satt ut til private eller til offentlig eide foretak av ulike slag, som ikke omfattes av dagens lov.
3. Forventninger om tilgjengelighet til arkivene er også endret. Fremtidens arkivbrukere vil heller ikke sitte på en lesesal og studere brev og protokoller, men bruke nye tekniske muligheter for å forstå, tolke og finne frem i dokumentasjon.
4. Også forventningene til hva som skal kunne dokumenteres har endret seg. Transparens og offentlighet i forvaltningen, med mulighet for etterprøving, er et selvsagt krav i dag, og antagelig med en helt annen styrke enn 25 – 30 år tilbake i tid. I dag vil vi anse det som rimelig å for eksempel kunne ettergå om jeg har fått slik tilrettelagt undervisning jeg har krav på i skolen, hva skolen har gjort for å forebygge at jeg ble mobbet osv.
Hovedpunktene i utredningen er:
- Utkast til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, som vil avløse arkivlova 1992
- Utvidet virkeområde
- Krav til ledelsesforankret strategi
- Skarpere beskrivelser av hva virksomhetene skal dokumentere
- Innebygget arkiv og evaluering av Norsk Arkiv-standard (Noark)
- Lov tilpasset personvernforordningen og som forsøker å gi praktiske løsninger
- Åpner for skylagring
- Viderefører ikke kravet om journal
- Sikring av private arkiver
- Organisatoriske spørsmål
Diskusjoner om arkivlova kan i dag fort få preg av noe som bare angår de som er spesielt interessert. Men det er helt feil! Det angår oss alle hvilken dokumentasjon vi tar vare på: Vi vil ha en gjennomsiktig og etterprøvbar forvaltning og vi vil at ettertiden skal ta lærdom av oss slik vi lærer av det som i dag er fortid. Arkivfeltet har lidd under for liten oppmerksomhet. Nå er det viktig at utvalgets enstemmige utredning blir fulgt opp og ikke selv bare blir en nedstøvet arkivalie et sted i departementets arkiv.
Les mer om overleveringen her.
– Arkivloven har ikke holdt tritt med digitaliseringen. Jeg er opptatt av åpenhet i det offentlige og at det vi gjør kan etterprøves. Når forvaltningen arbeider digitalt, må vi sikre dette på nye måter, sier kultur- og likestillingsminister Trine Skei Grande.
– En ny arkivlov dreier seg om mer enn kulturvern. Arkivloven er også viktig digitaliserings- og forvaltningspolitisk. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil være medspiller i oppfølgingen av utredningen etter høringen, sier statssekretær Paul Chaffey i Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
– Jeg ser frem til gode diskusjoner om arkiv og jeg håper på stort engasjement i den offentlige debatten om utvalgets rapport, avslutter kultur- og likestillingsministeren.