Utlysningsteksten bør være godt formulert, slik at virksomheten tiltrekker seg de riktige kandidatene. Det er også viktig å gjennomføre gode intervjuprosesser, og at spørsmålene som stilles under intervjuet er gjennomtenkte og spisset mot stillingen det skal ansettes i. Gjennomfører man en god intervjuprosess, er det lettere å få et inntrykk både av kandidatens kompetanse og personlighet.
Når intervjuet skal gjennomføres, vil det som regel alltid være en fordel å ha med seg en fra virksomhetens side som skal arbeide tett med den aktuelle kandidaten. På den måten kan man se om kjemien er på plass, og danne seg et inntrykk av om dette er en person som vil passe inn med resten av de ansatte på arbeidsplassen. Ta gjerne interne notater fra intervjuet.
Vi anbefaler også at det alltid innhentes referanser etter at intervjuprosessen er sluttført og før tilbud gis. Dette for å sikre at det kandidaten har ført opp på CV-en og i søknaden faktisk stemmer. Også ved innhenting av referanse er det viktig å stille gjennomtenkte spørsmål til personen som det innhentes referanser fra.
Når den aktuelle kandidaten er på plass, er det en del krav som stilles til en arbeidsgiver i arbeidsmiljøloven, blant annet til hvordan ansettelsesavtalen skal utformes. Det er også en del ting som en arbeidsgiver bør tenke over før ansettelsesavtalen utformes. Vi har oppsummert noen av de viktigste punktene nedenfor.
Hvilke minimumskrav stilles til ansettelsesavtalen?
Ansettelsesavtalen skal være skriftlig, og det oppstilles en del minimumskrav i arbeidsmiljøloven § 14-6 til hva ansettelsesavtalen skal inneholde. Blant annet skal avtalen inneholde:
- Partenes identitet, arbeidssted, tidspunkt for oppstart av arbeidsforholdet, oppsigelsesfrister, samt eventuelle prøvetidsbestemmelser (se mer om prøvetid nedenfor)
- En beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori
- Hovedregelen er faste ansettelser. Dersom arbeidstakeren likevel skal ansettes midlertidig, må forventet varighet spesifiseres, samt grunnlaget for den midlertidige ansettelsen
- Lønn, eventuelle tillegg og godtgjørelser
- Ferie og feriepenger
- Arbeidstid
- Eventuelle særlige arbeidstidsordninger og opplysninger om eventuell tariffavtale
Avtalen skal inngås snarest mulig og senest en måned etter at arbeidsforholdet har begynt, jf. arbeidsmiljøloven § 14-5.
Bør det avtales prøvetid?
Det kan avtales prøvetid både for faste og midlertidige stillinger. Hensikten med en prøvetid er at både den ansatte og virksomheten skal kunne teste ut ansettelsesforholdet, og vi anbefaler som regel alltid at en slik ordning avtales.
Forutsetningen er at en avtale om prøvetid må inngås skriftlig, og kan maksimalt avtales med en lengde på seks måneder. Det er adgang til å avtale at prøvetiden kan forlenges ved arbeidstakers fravær (som ikke skyldes arbeidsgiver), så fremt arbeidstakeren ved ansettelsen er skriftlig orientert om en slik adgang, jf. arbeidsmiljøloven § 15-6.
I prøvetiden bør den ansatte gis ekstra oppfølging og opplæring. Det kan også være hensiktsmessig å avholde samtaler med den ansatte i prøvetiden, for eksempel halvveis inn i perioden. Dette for å avklare om jobben svarer til forventningene, og om den ansatte har funnet seg til rette. Det vil også her være mulig å ta opp eventuelle forbedringspunkter dersom den ansatte ikke presterer slik arbeidsgiver ønsker. En slik forventningsavklaring vil kunne bidra til et velfungerende ansettelsesforhold. Det bør skrives et kort referat fra en slik samtale.
Dersom den ansatte til tross for tilstrekkelig oppfølging og opplæring ikke mestrer arbeidsoppgavene, bør oppfølgingen og møter med arbeidstakeren gjennomføres mer hyppig. Dersom den ansatte til tross for oppfølging, opplæring og tilbakemelding likevel ikke fungerer, vil det være en noe lavere terskel for å gå til oppsigelse i prøvetiden.
Andre ting vi bør tenke på?
I tillegg til å sørge for at minimumskravene til innholdet i ansettelsesavtalen er oppfylt, er det også en del andre forhold som bør vurderes av en arbeidsgiver. Særlig dersom den nyansatte skal ha en sentral rolle i virksomheten.
- Er den som skal ansettes en nøkkelperson i virksomheten? I så fall anbefaler vi som regel alltid at det inntas konkurransebegrensende klausuler, samt IP-klausuler.
- Er stillingen det skal ansettes i ledende eller særlig uavhengig? I så fall vil arbeidstakeren være unntatt en rekke av arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, blant annet krav om overtidsbetaling. Merk imidlertid at det kun er et fåtall stillinger i en virksomhet som kan betegnes som ledende eller særlig uavhengig, og at Arbeidstilsynet har uttalt at det skal mye til før noen har en slik stilling. Det bør derfor foretas en konkret vurdering for hver stilling som vurderes unntatt fra arbeidstidsbestemmelsene.
- Skal det avtales en særskilt arbeidstidsordning? I så fall må en slik ordning vurderes nøye, slik at ordningen ikke er i strid med reglene om arbeidstid i arbeidsmiljøloven.
- Skal den ansatte også bli medeier i selskapet, eller gis opsjon til kjøp av aksjer? I så fall bør det inngås egne avtaler om dette.
- Skal den ansatte ta del i en bonusordning? I så fall bør det inngås en egen avtale om dette.
- Skal det ansettes ny daglig leder? I så fall bør det vurderes om daglig leder skal fraskrive seg stillingsvernet mot en etterlønn, noe vi som regel anbefaler. Om ikke dette gjøres, vil en daglig leder ha samme stillingsvern som en alminnelig ansatt.
Simonsen Vogt Wiigs arbeidsrettsteam har god erfaring med å utarbeide onboarding-prosesser og sjekklister, skreddersy ansettelsesavtaler for å tilpasse virksomhetens konkrete behov, samt med å gjennomgå og revidere virksomhetens eksisterende avtaleverk. Vi har også omfattende erfaring med å utarbeide aksjonæravtaler og bonusavtaler,
Ta kontakt dersom du har behov for vår bistand.