1. Hvitvaskingslovens § 14 – kort om plikten til å undersøke
I hvilke tilfeller slik kontroll skal foretas følger av lovens § 14. Det avgjørende er om de fysiske personene har “kontroll” over kunden. Litt forenklet anses “kontroll” å foreligge hvis en fysisk personer eier eller stemmer for mer enn 25 % av selskapet, har rett til å utpeke eller avsette mer enn halvparten av styremedlemmer eller tilsvarende eller oppnår det samme via avtaler eller vedtekter.
Dette omfatter kunder som er både norske og utenlandske selskaper og “sammenslutninger”; i praksis vil nesten enhver form for juridisk samarbeide omfattes. Plikten til å sjekke om noen har kontroll retter seg også oppover i eierkjeden hvis eierstrukturen inkluderer flere selskaper. Dette innebærer at det kan bli relativt komplisert for den rapporteringspliktige å oppfylle undersøkelsesplikten.
2. Innhenting av opplysninger i norske selskaper
For Norske selskaper er dette tenkt ivaretatt av ny “Lov om register over reelle rettighetshavere”, som ideelt sett burde vært vedtatt da den nye hvitvaskingsloven ble vedtatt. Det har ikke skjedd. Status er at lovforslaget er under behandling i Finanskomiteen på Stortinget, og det er planlagt en åpen høring 13. desember 2018 og vedtakelse i løpet av januar 2019.
Når registeret er etablert vil det være tilgjengelig for alle. Alle norske selskaper og sammenslutninger plikter registrere opplysninger om fysiske personers kontroll i tråd med hvitvaskingsloven § 14. I prinsippet skal derfor den rapporteringspliktige kunne søke opp opplysningene direkte i registeret, noe som vil gjøre oppgaven betydelig lettere når det er på plass. Det er imidlertid viktig å være klar over at opplysningene i registeret ikke automatisk vil anses tilstrekkelig til at man har oppfylt sin forpliktelse til å undersøke. Særlig hvis den rapporteringspliktige har grunn til å tro at de ikke stemmer vil man måtte undersøke videre, for eksempel hvis det har vært presseoppslag om saken.
Frem til registeret er etablert vil man måtte basere seg i hovedsak på to alternative typer input: (i) en liste over spørsmål til kunden basert på kravene etter hvitvaskingsloven § 14 som må besvares, og (ii) egne undersøkelser i tilgjengelige registrere over eierforhold som er åpent tilgjengelig i Norge når det gjelder aksjeselskaper. Andre former for sammenslutninger vil nok i praksis baserer på svar fra kunden. Etter registeret er etablert vil undersøkelsesplikten normalt være oppfylt ved at man stiller kunden noen skriftlige standardspørsmål og undersøker registeret.
3. Innhenting av opplysninger i utenlandske selskaper
Når det gjelder utenlandske selskap vil informasjonen ofte være vanskeligere tilgjengelig. Her vil primærkontrollen normalt være at oversendelsen av en standard spørsmålsliste for å avklare om noen har reell kontroll. Utgangspunktet vil være svarene kunden gir på disse spørsmålene. Når det gjelder EU vil situasjonen etter hvert bli som i Norge ettersom de er underlagt tilsvarende regelverk som Norge, herunder er alle land underlagt krav til et register om den reelle rettighetshaveren som i Norge.