I løpet av den drøyt første måneden av 2022 har det trådt i kraft flere endringer i både likestillings- og diskrimineringsloven, og forskrift om universell utforming av IKT-løsninger, som er relevante for offentlige og private virksomheters plikt til universell utforming av IKT-løsninger. Simonsen Vogt Wiig har erfaring med kravene i det nye regelverket, herunder med kravet til å utforme en tilgjengelighetserklæring og f. eks. med å bistå offentlige virksomheter med å begrunne unntak fra plikten ved behov.
For det første innebærer endringene at vilkåret for å få unntak fra plikten til universell utforming av IKT-løsninger, endres fra “særlig tungtveiende grunner” til at plikten “medfører en uforholdsmessig stor byrde for virksomheten”. Kravet innebærer en forholdsmessighetsvurdering der det særlig legges vekt på effekten av å fjerne barrierer for personer med funksjonsnedsettelse, virksomhetens karakter, kostnadene ved tilretteleggingen, og virksomhetens størrelse og ressurser.
For det andre innebærer endringene at offentlige virksomheter fra nå av skal avgi en tilgjengelighetserklæring på sine nettsider om at virksomhetene overholder kravene til universell utforming av nettløsninger. Tilgjengelighetserklæringen skal inneholde en forklaring av innhold som ikke er universelt utformet, og en begrunnelse for hvorfor innholdet ikke kan følge kravene, samt en beskrivelse av universelt utformede alternativer, der det finnes. Den skal også inneholde en beskrivelse av og lenke til en tilbakemeldingsfunksjon, hvor man kan varsle virksomheten om mangelfull etterlevelse av kravene til universell utforming av nettløsningen. I tillegg skal erklæringen inneholde lenke til håndhevingsprosedyren og informasjon om klagerett. Tilgjengelighetserklæringen skal oppdateres regelmessig, og minimum årlig.
Offentlige virksomheter skal bruke Digitaliseringsdirektoratets sentrale løsning for å avgi tilgjengelighetserklæring. Imidlertid er det en overgangsperiode fra endringen trådte i kraft, slik at offentlige virksomheter ikke har plikt til å avgi tilgjengelighetserklæring før 1. februar 2023. Digitaliseringsdirektoratets sentrale løsning for å avgi tilgjengelighetserklæring er også foreløpig ikke tilgjengelig, og tas i bruk i løpet av 2022. Digitaliseringsdirektoratet vil årlig kontrollere at offentlige virksomheters nettsteder og mobilapplikasjoner overholder kravene til universell utforming.
For det tredje innebærer endringene at offentlige virksomheter ikke lenger skal søke om dispensasjon fra kravene til universell utforming av IKT-løsningen, men begrunne unntak i tilgjengelighetserklæringen. Tidligere kunne både offentlige og private virksomheter søke om dispensasjon fra tidsfristene til å oppfylle kravene til universell utforming av IKT-løsninger. Etter endringene er det nå kun private virksomheter som etter forskriften kan søke dispensasjon hos Digitaliseringsdirektoratet. Endringene innebærer at en offentlig virksomhet som nå mener at unntaksvilkåret er oppfylt, i stedet skal begrunne dette i tilgjengelighetserklæringen. På grunn av overgangsperioden har offentlige virksomheter imidlertid ikke plikt til å begrunne unntak i tilgjengelighetserklæringen før utløpet av overgangsperioden 1. februar 2023.
Hvordan skal offentlige virksomheter gå frem for å begrunne unntak fra plikten til universell utforming av IKT-løsninger i overgangsperioden frem til 1. februar 2023?
I overgangsperioden vil offentlige virksomheter kunne velge mellom å avgi tilgjengelighetserklæring der man begrunner unntak fra plikten til universell utforming av IKT-løsninger, eller søke om dispensasjon hos Digitaliseringsdirektoratet. Digitaliseringsdirektoratet har uttalt at de vil behandle søknader om dispensasjon fra offentlige virksomheter i overgangsperioden. Ettersom Digitaliseringsdirektoratets sentrale løsning for tilgjengelighetserklæring ennå ikke er i bruk, har Digitaliseringsdirektoratet uttalt at offentlige virksomheter i stedet for å begrunne unntak i en tilgjengelighetserklæring, kan skrive en begrunnelse som lagres i interne arkivsystemer inntil den sentrale løsningen for tilgjengelighetserklæringer tas i bruk.
Endringene som nå er trådt i kraft innebærer at både offentlige og private virksomheter må forholde seg til kravene om universell utforming av IKT-løsninger på nye måter. Særlig offentlige virksomheter bør sørge for at de oppfyller kravene innen overgangsperioden løper ut i februar 2023.