Skjerpede krav til innsyn i aksjeeierskap

Grunnforutsetning om åpenhet om eierforhold

Den nye forskriften omhandler innsyn i aksjeeierboken, aksjeeierregisteret og forvalterregistrerte aksjer. Forskriften skal bidra til bedre etterlevelse av gjeldende krav i aksjeloven som fastslår at aksjeeierboken og aksjeeierregisteret skal være «tilgjengelig for enhver». Loven forutsetter at allmennaksjeselskaper (ASA) og aksjeselskaper (AS) må føre oversikt over sine aksjeeiere i et aksjeeierregister enten hos en sentral verdipapirsentral eller i en aksjeeierbok. Allmennheten har lenge hatt rett til innsyn i et selskaps aksjeeierregister og aksjeeierboken, men i praksis kan dette by på utfordringer. For selskaper med aksjeeierregister i Euronext Securities Oslo, Verdipapirsentralen («ES-OSL», tidligere kjent som VPS) har det vært vanskelig å få innsyn i eierne bak forvalterregistrerte aksjer, hvor ikke-norske eiere kan la en forvalter stå som eier uten at opplysninger om den reelle eier fremgår.

Innsyn i aksjeeierregisteret og aksjeeierboken

Med de nye reglene skjerpes kravene for selskaper til å gi innsyn i aksjeeierregisteret og aksjeeierboken:

• Selskaper med aksjeeierregister ES-OSL må sende kopi innen én virkedag fra mottatt innsynskrav.
• Selskaper med aksjeeierbok må sende kopi av opplysninger innen tre virkedager fra mottatt innsynskrav. Fristen utvides til ti virkedager ved <12 innsynskrav fra samme person innenfor seks måneders periode.
• Innsyn i aksjeeierboken eller aksjeeierregisteret skal gis kostnadsfritt, og selskaper kan bruke innsynsløsninger fra ES-OSL.

Tilgjengeliggjøring av aksjeeierregisteret på generalforsamling

• Selskaper med aksjeeierbok må sørge for at aksjeeierboken er tilgjengelig på generalforsamlinger
• Selskaper med aksjer registrert i verdipapirregister (VPS) må sørge for at aksjeeierregisteret per registreringsdato er tilgjengelig på generalforsamlingen
• I selskaper med forvalterregistrerte aksjer skal det legges frem eventuell melding om at eier av forvalterregistrerte aksjer vil møte på generalforsamlingen

Innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer

Forskriften stiller særlige krav til innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer:

• Enhver kan be om innsyn i eiere av forvalterregistrerte aksjer.
• Selskapet kan kreve å få dekket sine faktiske kostnader i forbindelse med innsynskravet og skal opplyse den som ber om innsyn om at kostnadene kan bli betydelige. Krav om dekning av kostnader må fremmes innen to virkedager etter mottak om krav om innsyn.
• Selskaper må innhente informasjon fra forvaltere og utarbeide en sammenstilt oversikt over eiere av forvalterregistrerte aksjer, inkludert bostedsland og antall aksjer. Oversikten må dateres med dato for ferdigstillelse.
• Fristen for innsyn er seks uker. Oversikten trenger ikke være komplett hvis opplysninger mangler.

Øvrige regler:

• Hvordan innsyn skal gis: Oversendelse av informasjon per e-post er hovedregelen. Selskaper som har registrert aksjene i ES-OSL kan gi innsyn via søkbar innsynsløsning for aksjeeierregisteret. Selskaper kan nekte alternative kanaler hvis det medfører kostnader eller ressursbruk.
• Oppdaterte opplysninger: Selskaper med aksjeeierbok skal gi innsyn slik den var ved mottak av innsynskravet. Selskaper med ES-OSL-registrerte aksjer må gi innsyn ved utløpet av oppgjørsdagen forrige virkedag.
• Årlig oversikt: Alle selskaper med aksjer registrert i verdipapirregister ES-OSL må senest seks uker før ordinær generalforsamling gjøre offentlig tilgjengelig en oversikt over alle eiere av forvalterregistrerte aksjer. Det må fremgå av selskapets nettside hvor oversikten kan bestilles og bestilling skal være kostnadsfri.