Å oversitte varslings- og svarfrister kan få store konsekvenser både for entreprenøren og byggherren. Fristene vil ofte være preklusive, som innebærer at den som er så uheldig å oversitte en frist, taper kravet sitt, eller må akseptere motpartens krav, uavhengig om det er grunnlag for kravet.
Innholdet i begrepet
Ordlyden «uten ugrunnet opphold» betyr i seg selv at man må reagere straks. All forsinkelse må være saklig begrunnet. Dette innebærer den viktige begrensingen at all forsinkelse må ha sammenheng med det forholdet varselet eller svaret gjelder. Det er ikke grunnlag for å vente fordi man generelt har mye å gjøre, skal avvikle ferie osv. Det er heller ikke grunnlag for å vente fordi man vegrer seg for å skape konflikt.
Dersom det ikke er noen saklig grunn til forsinkelse, må man som utgangspunkt varsle eller svare umiddelbart. Den som ikke reagerer med en gang, har selv bevisbyrden for at forsinkelsen er saklig begrunnet.
Sentrale momenter
Realiteten er at både fristens lengde og hva som er saklig grunn vil variere nokså mye, og må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Mange momenter spiller inn, men noen faktorer peker seg ut.
For det første er det av stor betydning hvor viktig varselet eller svaret er for mottakeren. Dersom mottakeren har et reelt behov for å få varselet eller svaret raskt, taler dette for at fristen er kort. En viktig del av vurderingen, er hvilke konsekvenser et forsinket varsel eller svar har for mottakeren. Dersom varselet eller svaret er viktig for prosjektgjennomføringen, eller for mottakerens mulighet til å vurdere konsekvenser eller velge alternative løsninger, tilsier dette at fristen er kort.
Dette innebærer at fristen for eksempel ofte vil være kort for å påberope en irregulær endringsordre som endring (eks. NS3405 pkt. 23.1), men noe lenger når fristen gjelder innsigelser til referat fra et byggemøte (eks. NS8405 pkt. 7.1).
For det andre har det stor betydning hvor komplisert forhold varselet eller svaret gjelder. Dersom det er snakk om et enkelt forhold, tilsier dette at fristen er kort. Dersom varselet eller svaret derimot gjelder et mer sammensatt forhold og/eller er komplisert i seg selv, vil dette bidra til at fristen kan være lenger. Dette har sammenheng med hvilke undersøkelser, vurderinger og annet arbeid som er nødvendig før det er grunnlag for å varsle eller svare.
Mottar for eksempel entreprenøren en irregulær endringsordre fra byggherren hvor mengdene for en post i kontrakten økes, og hvor avtalte enhetspriser klart er anvendelige, har entreprenøren kort tid på å varsle. Innebærer derimot byggherrens pålegg at entreprenøren må foreta tekniske eller økonomiske beregninger for å fastslå om det foreligger en endring og/eller hva konsekvensen er, vil fristen kunne være noe lenger.
I enkelte regler som bruker begrepet, starter fristen når entreprenøren eller byggherren faktisk har kunnskap om det konkrete forholdet (eks. NS8405 pkt. 21.1), mens fristen i andre tilfeller begynner å løpe når entreprenøren eller byggherren burde hatt slik kunnskap (eks. NS8405pkt. 25.3). Dette vil også kunne påvirke fristens lengde.
Absolutte frister
I enkelte tilfeller er fristen angitt som «uten ugrunnet opphold», samtidig som det er gitt en absolutt frist (eks. NS8405 pkt. 15.2). I slike tilfeller vil den absolutte fristen til en viss grad være veiledende for hvor lang tid man har på seg. Men man må likevel varsle eller svare så snart mann har grunnlag for det. Man kan ikke stole på at man er tidsnok selv om den absolutte fristen overholdes.
Det man må være klar over er at «uten ugrunnet opphold» er en rettslig standard uten noen skarp grense, men som krever at man må handle så raskt det er praktisk mulig.
For å være på den sikre siden, må all unødvendig forsinkelse unngås.
En lengre utgave av artikkelen har vært publisert i magasinet “Byggeindustrien”.