Overordnet bør virksomheten så raskt som mulig identifisere relevante innsatsfaktorer som er nødvendige for å opprettholde drift og dernest håndtere risikoen for at disse faller bort.

Kontinuitetsplanlegging og risikostyring i forbindelse med coronaviruset

| Innsikt

Konsekvensene av coronasmitten er nå merkbare for mange virksomheter i form av redusert arbeidskraft, sviktende leveranser og leveringsevne. I denne artikkelen belyser vi viktige grep virksomheter kan ta for sikring av operasjonell drift og begrensning av tap.

Malin Tønseth har også laget et webinar som belyser dette teamet. Webinaret kan ses på denne linken

I denne fasen er det særlig viktig at virksomheten tar aktivt grep og setter opp en plan for å opprettholde operasjonell drift og begrense tap så langt det lar seg gjøre. I en kaotisk situasjon med uoversiktlige konsekvenser kan det være lett å gå i panikk. En tydelig plan for å sikre kontinuitet vil sørge for at man har fokus i riktig retning. Overordnet bør virksomheten så raskt som mulig identifisere relevante innsatsfaktorer som er nødvendige for å opprettholde drift og dernest håndtere risikoen for at disse faller bort. Det vil variere fra virksomhet til virksomhet hvilke innsatsfaktorer som er mest kritiske, men for de fleste virksomheter vil tilgang til arbeidskraft, kapital, varer og tjenester være avgjørende.

I dagens situasjon er flere forhold helt utenfor virksomhetens påvirkningsmulighet og kontroll. Påbud og andre restriksjoner for å hindre videre smitte oppstiller umiddelbare begrensninger og kan også ha mer indirekte innvirkning. Hvis det for eksempel innføres restriksjoner som pålegger gårdeiere å stenge bygg, vil en virksomhet som leier seg inn i bygget bli indirekte berørt. Virksomheten må være på forkant med slike situasjoner og forutse risikoscenarier så langt det lar seg gjøre. Dette er selvsagt utfordrende ettersom bildet endrer seg time for time. Nøkkelen for å komme best mulig ut på den andre siden er først å kartlegge kritiske innsatsfaktorer, dernest å lage en liste over konkrete tiltak som kan ta ned risikobildet. Vi skal her kort nevne noen av de viktigste forhold som virksomheten bør ta høyde for.

På personellsiden bør man starte med en sårbarhetsvurdering. Hvor stor er sannsynligheten er for at virksomheten rammes av alvorlig personalmangel? Restriksjoner knyttet til karantene vil kunne få innflytelse på arbeidskapasiteten totalt sett. Det samme gjelder dersom mange ansatte smittes samtidig eller dersom personer med kritiske roller i virksomheten blir syke. Det kan være relevant å kartlegge risiko for smitte og karantene, etablere prosedyre for innrapportering av smittesymptomer, sette opp en re-allokeringsplan, plan for permitteringer mv.

Sviktende leveranser kan ha avgjørende betydning for virksomhetens egen evne til å levere varer eller tjenester. Virksomheten bør derfor så tidlig som mulig skaffe seg overblikk over kritiske leveranser og vurdere risiko knyttet til bortfall av disse. Et av flere relevante tiltak vil være å gjennomgå de mest risikofylte kontraktene og foreta en konkret vurdering knyttet til blant annet force majeure.

Virksomhetens evne til selv å levere i henhold til inngåtte kontrakter bør også kartlegges. Hvordan påvirkes virksomheten leveringsevne og hvilke påvirkningsmuligheter har virksomheten selv? Eventuelt, hvilke force majeure vilkår kan virksomheten gjøre gjeldende og hvordan kan man søke tapsbegrensning. Her er det viktig med tidlig dialog med kontraktspartene.

Finansielt sett vil bortfall av kritiske innsatsfaktorer gjerne ha betydning også for virksomhetens likviditet og det bør tidlig gjøres en analyse og eventuelt settes opp revidert budsjett. Husk at også manglende likviditet på kundesiden kan føre til inntjeningssvikt som det eventuelt må tas høyde. Det kan være nødvendig å prioritere enkelte kreditorer og det kan videre være behov for å se på reforhandling av kredittrammer og lånevilkår.

Ovennevnte forhold er eksempler på kritiske innsatsfaktorer og tiltak som bør vurderes. I et krisehåndteringsforløp bør ledelsen iverksette en tydelig kontinuitetsplan, identifisere egne kritiske innsatsfaktorer og sette opp sjekkliste for de viktige tiltakene som kan ta ned risikoen.

Simonsen Vogt Wiigs advokater er operative som normalt  fra hjemmekontor og kan bistå med vurderinger og spørsmål knyttet til endringene som nå er innført. Vi har egne håndteringsteam som settes inn ved akutte og vanskelige situasjoner. Våre team har lang erfaring fra dette arbeidet og spesialekspertise på omlegging/restrukturering av virksomhet, finansiering, rammer for håndtering av ansatte samt vurdering/reforhandling av kontraktbetingelser med en kommersiell tilnærming.

Vi har samlet alle relevante artikler og webinarer om coronaviruset på denne siden